“Faccio fatica a trasferire in modo efficace le informazioni in riunione”.

“Ho provato a sintetizzare i messaggi chiave, ma non sono convinto del risultato”.

Questi sono due esempi tra le situazioni maggiormente ricorrenti in molti ambiti di business: la ricerca di un mix efficace tra sintesi e chiarezza del messaggio che si vuole condividere con i propri interlocutori.

Scarica il modello “On a Page” personalizzabile per una comunicazione strategica efficace

 

L’esercizio diventa sfidante soprattutto quando operiamo in ambiti che per loro stessa natura risultano essere complessi, ad esempio per aspetti tecnologici o per la durata delle iniziative, e quando i nostri interlocutori sono stakeholder che non hanno e non devono entrare nel merito di specifici dettagli.

Molti professionisti si scontrano, da sempre, con questa situazione. Dal nostro punto di vista, possiamo ribadire che il tema è fortemente dibattuto, e non è per nulla banale o scontato.

Le difficoltà possono ulteriormente aumentare in base ai ruoli ed alle funzioni. Ad esempio, se ci basiamo sulla nostra esperienza maturata nell’ambito del Project and Portfolio Management, possiamo confermare che il livello di complessità aumenta soprattutto per chi deve coordinare tutte le attività del processo, produttivo e non, cercando di facilitare la condivisione tra tutte le componenti societarie: risorse, metodologie, strumenti e tecniche. Una comunicazione strategica efficace, in questo caso, è ancora più essenziale. Questo è proprio il caso dell’area di PMO (Project Management Office)

Se prendiamo come esempio la strategia del PMO, questa non sempre può essere descritta o rappresentata in un modo facile da comprendere e condividere con chiunque. In alternativa, possiamo procedere per gradi, identificando il profilo dei vari interlocutori e proponendo loro il giusto livello di informazioni ed approfondimenti.

Se dobbiamo condividere informazioni ad alto livello, possiamo farlo attraverso un documento di Overview realizzato in un’unica pagina. Questo documento denominato “On a Page” può rivelarsi utile per comunicare una strategia chiara, il suo punto di partenza, gli obiettivi a tendere ed i punti chiave del percorso necessario per raggiungerli.

In questo caso, creare un documento strategico efficace ed allo stesso tempo convincente, richiede un equilibrio tra il renderlo abbastanza di alto livello da entrare in risonanza con gli stakeholder aziendali e abbastanza tattico da fornire una direzione generale e una guida.

Ecco perché vogliamo condividere un modello facilmente personalizzabile, utile per tutte le volte che abbiamo la necessità di:

  • Comunicare una strategia chiara, concisa e facile da memorizzare
  • Ottenere l’approvazione dei vari stakeholder senza bisogno di entrare in dettagli specifici

Le caratteristiche del modello

  • Aiuta a riassumere la strategia in una dichiarazione concisa che cattura l’essenza degli obiettivi.
  • Permette di creare una lista di metriche basate sullo stato As Is ed il futuro To Be anche a distanza di diversi anni.
  • Delinea una serie di obiettivi coerenti, in linea con i risultati da raggiungere.
  • Permette di documentare le relazioni di causa / effetto, i driver del cambiamento e gli obiettivi strategici.

Conclusione

Il modello è utilizzabile tutte le volte che dobbiamo trasferire informazioni legate ad obiettivi strategici da raggiungere nel tempo. Le metriche identificate e le azioni od iniziative elencate, possono essere successivamente approfondite, con differenti gradienti di dettaglio, ove necessario.

Il messaggio chiave rimane in evidenza, facile da comprendere ed ancora di più da memorizzare.

Compila il form di contatto per condividere i tuoi feedback sull’utilizzo di questo modello o per avere un confronto sulle tematiche del Project and Portfolio Management.