Negli ultimi anni, le soluzioni di Project and Portfolio Management, si sono affermate come un asset strategico per quelle aziende che puntano in maniera concreta alla gestione progettuale in funzione delle strategie di time to market.

Quali sono le motivazioni e le esigenze più comuni che spingono quindi le aziende ad adottare una soluzione di PPM?

Guarda la video intervista completa di Gianluca la Cecilia, Solution Specialist Team Manager.

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Conferma Gianluca, che fino a poco tempo fa si è sempre pensato al Project and Portfolio Management come ad una specie di sostituto del Project Management, senza invece far riferimento al fatto che l’obiettivo del PPM è quello di una gestione ottimale del portfolio dei progetti, e non di un intervento sui singoli progetti od iniziative.

Le aziende negli anni hanno elevato la complessità delle attività e del numero di progetti che quotidianamente gestiscono, ed hanno sentito l’esigenza di una maggiore e sempre più efficace governance generale. Ecco perché il Project and Portfolio Management è la chiave per avere una visione completa delle iniziative, per poter prendere le giuste decisioni e  sapere come e dove allocare le risorse. In sintesi, governare l’intero parco progetti, dando delle priorità e stabilendo le strategie aziendali.

“Il Project and Portfolio Management ci dice quali sono i progetti da fare, il Project Management ci dice quali sono le regole per gestire al meglio il progetto”

 Una soluzione tecnologica di PPM, se impatta sui processi e sulle modalità operative, porta con sé delle complessità che vanno affrontate. Spesso ci si concentra sull’implementazione della soluzione o sulla revisione dei processi, lasciando da parte la fondamentale fase dell’Adoption. Ecco perché, seguendo la nostra più che decennale esperienza, possiamo affermare che sono necessarie tre condizioni:

  • Conoscenze metodologiche
  • Conoscenze tecnologiche della soluzione
  • Ascolto delle reali esigenze del cliente

Qual è il numero dei progetti che vengono gestiti? Quali gli attori coinvolti? Quale la gestione dei processi? Una soluzione in Cloud oppure On Permise? Client Server o Web Based? Quale il grado di compatibilità con gli attuali tool aziendali? Quale il sistema di reporting da adottare?

Queste sono alcune delle domande chiave per arrivare alla scelta della miglior soluzione tecnologica da adottare.

A livello generale una soluzione PPM deve garantire la definizione di strategie ed obiettivi, gestire i progetti, prioritizzarli e monitorare le risorse. Ogni settore ha le sue caratteristiche peculiari.

IT storicamente gestisce un numero consistente di progetti, ed ha la necessità di abilitare diversi attori, quali ad esempio il Demand Manager, il Project Manager, oltre che Planner e Controller e questo fa si che nell’adozione della corretta soluzione debbano essere presi in considerazioni i permessi di accesso, la visibilità dei dati, oltre che un adeguato livello di reportistica.

Così come in ambito Insurance e Banking si è alla ricerca di soluzioni di PPM che siano in grado di poter gestire tutti i progetti di business e quelli interni a livello organizzativo, per poter quindi fissare obiettivi a medio e lungo termine e poter prioritizzare i progetti e gli investimenti.

In ambito Engineering la soluzione ideale abilità la gestione dei vari attori e di tutta la documentazione a supporto dei progetti, oltre che gestire l’allocazione degli investimenti a livello di commessa.

Manufactoring spesso significa avere a che fare con dinamiche di ricerca e sviluppo dove prevalgono time to market e ricerca della qualità. Un ambito dove si tende a controllare i costi in maniera rigorosa per non essere fuori mercato. L’attenzione ai colli di bottiglia, e le riduzioni che generalmente devono essere applicate, sono fattori determinanti per la scelta di una soluzione di PPM.

Come Digix non proponiamo soluzioni predefinite, ma siamo in grado di ritagliare la miglior soluzione sulla base delle scelte e delle reali esigenze del cliente. Ascoltiamo il cliente per guidarlo verso la migliore soluzione. Con l’obiettivo di accompagnarlo lungo tutto il processo di implementazione e rollout, passando per la fase di Adoption.

Quindi in definitiva, cosa deve consentire una soluzione di Project and Portfolio Management?

  1. La gestione dei progetti.
  2. La definizione di strategie ed obiettivi aziendali.
  3. La prioritizzazione delle iniziative e dei progetti.
  4. L’assegnazione dei progetti alle strategie.
  5. Il bilanciamento delle risorse (fisiche, umane, materiali, finanziarie).
  6. Il controllo attraverso un solido sistema di reporting.